Laut einem neuen Bericht verliert der NHS jährlich über 35 Millionen Arbeitsstunden aufgrund von Konflikten am Arbeitsplatz

Eine neue Studie von Apogee verdeutlicht, wie routinemäßige Ineffizienzen in den Einrichtungen des NHS die Kapazitäten an vorderster Front erheblich einschränken; dies steht in direktem Widerspruch zum Ziel des 10-Jahres-Gesundheitsplans für England, die Produktivität jährlich um 2 % zu steigern.

Auf der Grundlage von Antworten auf Informationsfreiheitsanfragen bei NHS-Trusts in ganz Großbritannien kommt der Bericht zu dem Ergebnis, dass das Personal durchschnittlich acht Minuten pro Tag durch Verzögerungen beim Zugriff auf Systeme, bei der Weitergabe von Informationen und bei der Kommunikation mit Patienten verliert. Zwar ist jede einzelne Verzögerung geringfügig, doch in ihrer Gesamtheit stellen sie eine erhebliche betriebliche Herausforderung dar, die sich auf mehr als 35 Millionen Arbeitsstunden beläuft und Kapazitätskosten von über 1 Mrd. £ verursacht.

Die Ergebnisse deuten auf eine wachsende „Produktivitätslücke“ innerhalb des NHS hin, da digitale Systeme zwar flächendeckend eingeführt werden, dem Personal an vorderster Front jedoch nicht durchgängig Zeitersparnisse bringen. Der Großteil des Zeitverlusts entfällt auf drei Schlüsselbereiche:

• Mitarbeiter zur Arbeit bringen: Verzögerungen bei der Anmeldung an Systemen und beim Zugriff auf Geräte führen zu Zeitverlusten zu Beginn der Schichten. Die Mitarbeiter warten durchschnittlich über 80 Sekunden, bis sie auf einen nutzbaren Desktop zugreifen können, wobei manche Verzögerungen bis zu sechs Minuten dauern.
• Informationen zum Dokumentenumlauf: Trotz der weitreichenden Digitalisierung stützen sich die Arbeitsabläufe nach wie vor sowohl auf digitale als auch auf papierbasierte Prozesse. Jährlich werden in den befragten Trests über 1,1 Milliarden Seiten gedruckt, was zu Doppelarbeit, Verzögerungen und einem erhöhten Verwaltungsaufwand führt.
• Patienten erreichen: Kommunikationsprobleme wirken sich weiterhin auf die Terminwahrnehmung der Patienten aus. Jährlich werden etwa 5 Millionen Termine versäumt, wobei nur begrenzte Erkenntnisse über die Rolle von Kommunikationsfehlern vorliegen.

Die Untersuchung von Apogee macht zudem deutlich, dass es in den Organisationen des NHS an Transparenz mangelt. Viele Trusts sind nicht in der Lage, die Dauer wichtiger Prozesse zu erfassen oder Verzögerungen genau zu lokalisieren, was die Behebung von Ineffizienzen erschwert.

James Clark, CEO von Apogee, kommentierte die Ergebnisse wie folgt: „Wir sprechen im Zusammenhang mit dem NHS oft von Produktivität im Sinne groß angelegter Transformationsprogramme, doch unsere Untersuchung zeigt, dass nach wie vor viel Zeit durch kleine, alltägliche Reibungspunkte verloren geht, die sich täglich tausende Male ereignen.“

„Auffällig ist, dass es hier nicht um einen Mangel an Technologie geht. In den meisten Fällen sind die Systeme bereits vorhanden, arbeiten jedoch nicht effektiv zusammen. Unternehmen haben ihre Prozesse digitalisiert, diese jedoch nicht immer vereinfacht – aus Papier wurde ein PDF, doch die zugrunde liegenden Ineffizienzen bestehen weiterhin.“

„Die Chance besteht darin, den Fokus darauf zu legen, wie die Arbeit in der Praxis tatsächlich abläuft: wie die Mitarbeiter auf Systeme zugreifen, wie Informationen fließen und wie die Patienten erreicht werden. Erst wenn diese Prozesse und Abläufe wirklich optimiert und reibungslos gestaltet sind, kann wertvolle Zeit wieder der Patientenversorgung an vorderster Front zugutekommen.“

Der Bericht kommt zu dem Schluss, dass die Steigerung der Produktivität weniger von der Einführung neuer Technologien abhängt als vielmehr davon, dass bestehende Systeme effektive Arbeitsabläufe und Patientenerfahrungen unterstützen. Krankenhäuser, die einen stärker integrierten Ansatz verfolgen und Geräte, Informationen und Kommunikation miteinander vernetzen, verzeichnen bereits messbare Effizienzsteigerungen und Verbesserungen im Patientenfluss.

Selbst bescheidene Verbesserungen könnten erhebliche Auswirkungen haben. Allein durch eine Verringerung der alltäglichen Reibungsverluste um 25 % könnten jährlich etwa 250 Millionen Pfund an Personalzeit für die Dienstleistungen an vorderster Front freigesetzt werden.

Der Bericht „Time Back. Care Forward“ von Apogee skizziert einen praktischen Ansatz für NHS-Organisationen: Ermitteln Sie, wo Zeit verloren geht, beseitigen Sie unnötige Schritte und Verzögerungen und nutzen Sie die dadurch gewonnene Zeit für die Patientenversorgung.